Waarom projecten zelden vastlopen op de inhoud

Projecten vertragen zelden ineens.

Ze verharden langzaam.

Natuurlijk zijn procedures belangrijk.
Planningen ook.

Net als businesscases, participatieprocessen, bestuurlijke afspraken en besluitvorming.

Zonder die bovenstroom komt een project niet verder.

Maar opvallend veel projecten lopen daar uiteindelijk niet werkelijk op vast.

Niet op de spreadsheet.
Niet op de planning.
Niet op de inhoud van het besluit.

Ze lopen vast op iets dat zelden in een voortgangsrapportage verschijnt:

De onderstroom.

Misschien verklaart dat waarom sommige woningbouwprojecten jarenlang spreken over versnelling, terwijl de echte oorzaak van de vertraging nauwelijks benoemd wordt.

Twee projecten tegelijk

In complexe gebiedsontwikkeling lopen bijna altijd twee projecten naast elkaar.

Het zichtbare project.
En het onzichtbare project.

Het zichtbare project is de bovenstroom.

Dat is de wereld van procedures, deadlines, bevoegdheden, financiën, stikstofberekeningen, participatie, aantallen woningen, bestuurlijke besluitvorming en planningsoverleggen.

Daarover wordt vergaderd.
Daarover worden memo’s geschreven.
Daarop sturen organisaties.

Rationeel.
Tastbaar.
Meetbaar.

Maar onder die zichtbare laag loopt vrijwel altijd nog een tweede project.

Daar bewegen wantrouwen, oude bestuurlijke littekens, politieke gevoeligheid, territoriumdrift, angst voor gezichtsverlies, onzekerheid en eerdere teleurstellingen.

En precies daar ontstaat vaak de echte vertraging.

Want de bovenstroom praat rationeel,
maar de onderstroom bepaalt het gedrag.

De taal van vertraging

Een wethouder die “nog aanvullende vragen” heeft, zoekt soms geen extra informatie, maar politieke veiligheid.

Een ontwikkelaar die “meer zekerheid nodig heeft”, vraagt soms niet om nog een financiële onderbouwing, maar om herstel van vertrouwen.

Een buurtgroep die “tegen hoogte” is, verdedigt soms geen skyline, maar het gevoel eindelijk serieus genomen te worden.

Soms gaat een beroep op ‘zorgvuldigheid’ niet alleen over procedure…

Toch blijven projecten vaak praten in de taal van de bovenstroom.

Over cijfers.
Over regels.
Over onderzoeken.
Over planning.
Over risico’s.

Terwijl het echte gesprek onder tafel blijft liggen.

Wat geen plek krijgt, gaat sturen

Het lastige aan de onderstroom is dat hij zich niet laat wegorganiseren.

Wat geen plek krijgt, verdwijnt niet.

Het verplaatst zich.

Naar extra voorwaarden.
Naar juridisering.
Naar eindeloze afstemming.
Naar passief verzet.

Dan ontstaan projecten waarin formeel iedereen nog aan tafel zit, maar mentaal allang is afgehaakt.

De overleggen gaan door.
De stukken worden dikker.
De actielijsten worden langer.

Maar de beweging verdwijnt.

Hoe sterker de onderstroom wordt ontkend, hoe formeler de bovenstroom zich gaat gedragen.

Mails worden langer.
Documenten juridischer.
Risico’s dominanter.
Besluiten voorzichtiger.
Eigenaarschap diffuser.

De samenwerking verschuift langzaam:

van beweging
naar bescherming.

Technisch haalbaar, menselijk vastgelopen

Veel projecten zijn inhoudelijk helemaal niet onmogelijk.

De businesscase klopt.
De onderzoeken zijn positief.
De locatie is kansrijk.
De maatschappelijke urgentie is duidelijk.

En toch gebeurt er nauwelijks iets.

Niet omdat het technisch niet kan,
maar omdat projecten geen technische systemen alleen zijn.

Het zijn óók sociale systemen.

Systemen van vertrouwen, veiligheid, macht, geschiedenis en menselijke interpretatie.

Ik zag ooit een gebiedsontwikkeling waarin de inhoudelijke puzzel grotendeels was opgelost. De financiën waren rond, de onderzoeken positief en bestuurlijk leek er draagvlak.

Toch bleef besluitvorming maanden hangen.

In overleggen zei niemand nog expliciet nee, maar vrijwel ieder besluit schoof door naar “nog één aanvullende afstemming”. Discussies die formeel afgerond waren, kwamen steeds terug. Partijen bleven aanwezig, maar werden zichtbaar voorzichtiger in wat ze nog wilden toezeggen.

Pas later werd duidelijk dat de echte blokkade niet in de inhoud zat, maar in beschadigd vertrouwen uit een eerder traject. Formeel werkte iedereen samen. Informeel durfde niemand nog echt risico te nemen.

Aan de bovenkant leek het project zorgvuldig.
Onder de oppervlakte was het vooral voorzichtig geworden.

En precies daar lopen veel projecten uiteindelijk vast.

Weerstand is vaak bescherming

In een eerdere blog schreef ik dat weerstand zelden zomaar tegenwerking is.

Vaak is het bescherming.

Bescherming van zekerheid, vertrouwen en bestuurlijke veiligheid.
Zodra je weerstand niet meer ziet als hinderlijk gedrag, verandert ook de vraag.

Dan vraag je niet langer:

“Hoe krijgen we deze partij mee?”

Maar:

“Wat probeert hier beschermd te worden?”

En precies daar wordt de onderstroom zichtbaar.

De signalen van de onderstroom

De onderstroom laat zich zelden direct zien.

Maar hij verraadt zich voortdurend.

Wanneer stilte ineens zwaar wordt.
Wanneer humor uit het overleg verdwijnt.
Wanneer mensen formeel gaan spreken.
Wanneer dezelfde discussies blijven terugkomen.
Wanneer niemand nog echte vragen stelt.
Wanneer documenten belangrijker worden dan gesprekken.
Wanneer partijen aanwezig zijn, maar niet meer beschikbaar.

Dat lijken details.

Vaak zijn het signalen.

Tekenen dat het project niet meer alleen over inhoud gaat.

Een procesregisseur die alleen de actielijst afwerkt, mist deze signalen. 

Een procesregisseur die de onderstroom kan lezen, ziet waar het project werkelijk vastzit.

Waarom sommige projecten wel bewegen

En toch zie je soms ook het tegenovergestelde.

Projecten met enorme complexiteit, maar opvallend veel voortgang.

Niet omdat daar minder problemen zijn.

Maar omdat daar meer vertrouwen is.

Omdat twijfels uitspreken mogen worden zonder directe afrekening.

Omdat partijen nieuwsgierig blijven naar elkaars werkelijkheid.

Omdat spanning bespreekbaar wordt voordat die zich vastzet in procedures.

Omdat partijen minder bezig zijn met positioneren en meer met begrijpen.

Dan wordt de onderstroom niet perfect.

Maar wel verbonden.

En verbonden onderstromen kunnen enorme complexiteit dragen.

Dat is misschien wel een van de meest onderschatte vormen van versnelling: 

niet harder duwen op de planning, 

maar investeren in de kwaliteit van samenwerking.

De valkuil van versnellen

Daar zit ook een paradox.

Soms proberen we projecten te versnellen met precies het gedrag dat ze heeft laten vastlopen.

Meer controle.
Meer afstemming.
Meer rapportages.
Meer bestuurlijke druk.

Maar beweging ontstaat zelden uit verkramping.

Als de onderstroom vol spanning zit, maakt extra druk de bovenstroom misschien actiever, maar de samenwerking niet vrijer.

Dan lijkt er veel te gebeuren.

Er zijn overleggen.
Er zijn stukken.
Er zijn bestuurlijke tafels.

Maar onder de oppervlakte neemt de voorzichtigheid toe.

Er ontstaat activiteit zonder beweging.

Procesregie is geen agenda bewaken

Misschien is dat uiteindelijk de echte rol van procesregie in complexe projecten.

Niet degene zijn met de strakste presentatie of de dikste actielijst.

Maar degene die zichtbaar maakt waar de samenwerking werkelijk vastzit.

Degene die het gesprek opent waar iedereen omheen beweegt.

Dat vraagt meer dan projectbeheersing.

Het vraagt luisteren naar wat niet wordt gezegd.
Aanvoelen wanneer iets uitgesproken moet worden.

Taal voor ongemak.

Want onderstroom benoemen maakt samenwerking niet zachter.

Wel eerlijker.

En juist daardoor vaak sterker.

De echte versnelling

Woningbouwversnelling zal altijd gaan over procedures verbeteren, regels vereenvoudigen en besluitvorming slimmer organiseren.

Maar dat alleen is niet genoeg.

Echte versnelling vraagt óók om herstel van vertrouwen.
Om ruimte voor twijfel zonder directe afrekening.
Om bestuurlijke eerlijkheid.
Om het bespreekbaar maken van spanning voordat die zich vertaalt in vertraging.

Want waar de onderstroom vastzit, helpt geen versnelling aan de bovenkant.

Projecten vertragen zelden op inhoud alleen.
Meestal vertraagt wat niet uitgesproken wordt.

Pas wanneer vertrouwen weer mee gaat bewegen, krijgt ook de bovenstroom werkelijk snelheid.

Joop Mommers

De bovenstroom bepaalt de agenda.

De onderstroom bepaalt de beweging.

Onderdeel van de reeks:

Bovenstroom & Onderstroom — systeemdynamiek in complexe projecten